Cofex Document Management Services
Vorteil für den Kunden – die revisionssichere Archivierung sämtlicher geschäftsrelevanter Dokumente gemäss gesetzlicher Vorgabe
Der Kunde kann seine Dokumente revisionssicher und strukturiert ablegen und vor allem besser verwalten. Ziel ist es, möglichst wenig „gedrucktes Papier“ zur Ablage zu verwenden, möglichst viel zu automatisieren und gleichzeitig den nötigen revisionstechnischen Vorgaben des Gesetzgebers nachzukommen. Dieses Produkt enthält alle wichtigen Komponenten einer Archivierung von Dokumenten (im Gegensatz zur reinen Datensicherung) wie zum Beispiel Indexierung, Textsuche, Überschreibschutz, Löschschutz und Löschabfragen etc.. Der Zugang dazu erfolgt gesichert und kontrolliert über das Internet. Zusätzlicher Vorteil für alle Kunden, welche schon bestehende Schnittstellen zu Custodian Banken haben: falls der Lieferant den automatischen Einbezug von Bankbelegen in PDF-Format unterstützt können diese automatisch eingelesen werden. Die Verknüpfung mit den entsprechenden Portfolio Management System wird von den Plattformen sichergestellt (falls verfügbar).
Was genau geschieht in der Archivierung und wie wird sie angewendet
Cofex Dokument Management System (CDMS) dient der Ablage und Archivierung von Dokumenten des Kunden (PDF, PICT, WORD, EXCEL etc.). Die Dokumente werden am Systemeingang gemäss Vorlage oder Scanner klassifiziert und entsprechend separat abgelegt. Mittels eines speziellen Clients, Add-Ins verschiedener Standard-Produkte oder via Webinterface können diese abgefragt, heruntergeladen und/oder gedruckt werden. Die Handhabung der Archivierung wird für den Kunden transparent über ein entsprechendes Clientinterface gemanagt. Der Kunde kann Daten entweder zentral ablegen (Datacenter Cofex AG) oder dezentral bei sich in einem separaten Datenspeicher, auf dem der entsprechende SW Container des Kunden installiert ist. Bankkorrespondenz kann über die Schnittstellen bei der Cofex AG empfangen und entsprechend im Kunden-Container direkt abgelegt werden. Der Kunde kann über die Interfaces auch direkt Daten ins System einpflegen (z.B. Gesprächsnotizen, Verträge, etc.).
Welche Service Levels werden in der Dienstleistung abgedeckt
– Software und Lizenzen
– Wartung / Support / Updates
– Anpassungen Kategorisierungsregeln gemäss Setup Custodians respektive Wunsch Kunde
– Überwachung der Funktionen und der Verfügbarkeit mit entsprechenden Tools
– Einbindung in Sicherungsumgebung des Kunden (Datenbackup)
Basisinstallation mit Datenspeicherkapazität (50 GB) und einer Benutzerverbindung (Client):
– Local Server Installation: Die Daten liegen in der Private Cloud im Datacenter der Cofex AG. Die Daten werden maximal 10 Jahre aufbewahrt, bevor der entsprechende Speicherplatz wieder freigegeben wird.
– Remote Server Installation: Der DMS Server (Synology Model) wird beim Kunden im Netzwerk betrieben. Die Verbindung für den Datendownload zwischen der Cofex AG und der Lokation des Kunden wird über sichere Protokolle abgesichert (SSH, VPN). Überwachung und Management erfolgen durch den Support der Cofex AG
